Jak zeskanować dokumenty? Skanowanie dokumentów

Wśród najpopularniejszych czynności wykonywanych w biurze, znajduje się skanowanie dokumentów. Skanować można właściwie nie tylko różnego rodzaju teksty, ale również wszelkiego typu grafikę i inne zdjęcia. Są sytuacje, w których wykonanie skanu jest naprawdę konieczne. Jak skanować dokumenty i jakie urządzenie wykorzystać do tego celu?

Skanowanie dokumentów – kiedy trzeba wykonać tę czynność?

Skanowanie dokumentów to czynność, która pozwala na wykonanie cyfrowej kopii dowolnych zapisek mających formę papierową. Skanowanie ich jest wymagane w wielu sytuacjach. Na przykład w momencie podpisywania jakiejś umowy, czy aplikowania na studia. Coraz częściej w wielu miejscach wymaga się skanu wybranych dokumentów, zamiast dostarczania oryginałów osobiście. Tak jest oszczędniej i przede wszystkim dużo szybciej. Wykonując skan dokumentów, można też je w ten sposób zabezpieczyć. Na papierze, na przykład paragony, szybko blakną. Zeskanowany paragon, czyli w wersji elektronicznej jest dużo trwalszy i można w dowolnym momencie wydrukować go na papierze, w dodatku w wielu egzemplarzach. Ponadto bardzo często skanuje się notatki na studiach, dzięki czemu nie trzeba przepisywać ich odręcznie.

Urządzenie do skanowania dokumentów

Sprzęt, który wykorzystuje się do skanowania dokumentów, to skaner. Przeważnie jest on dostępny w urządzeniu wielofunkcyjnym. Choć można kupić ten samodzielny skaner, który będzie ograniczał się do tej jednej czynności. Skanery są bardzo różne. Niektóre mają formę płaskiego prostokąta. Są też ręczne, których konstrukcja jest znacznie bardziej kompaktowa. Są wyposażone w podajnik, który przeciąga kartki przez wąską matrycę. Matryca ta zapisuje cyfrowe kopie i to w bardzo dobrej jakości. Najczęściej jednak kupuje się urządzenia wielofunkcyjne. Jest to typowe urządzenie biurowe, które daje użytkownikom znacznie więcej możliwości. Dzięki temu urządzeniu można wykonać skan dokumentu, a także wydrukować dokument od nowa i wykonać kopię wydruku. Nie mając więc w domu czy w firmie skanera, warto rozważyć zakup wraz z drukarką w jednej obudowie.

Jak zrobić skan dokumentu?

Jak zeskanować dokument, aby jego kopia była w stu procentach odwzorowaniem oryginału? Przede wszystkim trzeba posłużyć się profesjonalnym, dobrej jakości urządzeniem. Skaner musi być włączony, a dokument należy umieścić na szybie skanera, która jest przykryta uchylną pokrywą. Teraz wystarczy już tylko zamknąć pokrywę i nacisnąć odpowiedni przycisk na urządzeniu. Uzyskany dokument w wersji elektronicznej można od razu wysłać na wybrany e-mail. Czasem by zeskanować dokument, trzeba otworzyć aplikację urządzenia i włączyć funkcję skanowania. Wówczas skaner zacznie sczytywać dokument i poinformuje o konieczności zapisania go na dysku. Skanowanie dokumentu przebiega bardzo sprawnie. Trwa zaledwie kilka sekund.

Skanowanie bez skanera – czy to możliwe?

Jak zeskanować dokumenty, jeśli nie posiada się skanera ani też urządzenia wielofunkcyjnego? Nie każdy ma tego rodzaju urządzenie w zasięgu ręki. W takim razie, jak skanować dokumenty bez typowego skanera? Dokument w wersji papierowej można przekształcić w elektroniczny za pomocą smartfonu, a konkretnie aparatu w smartfonie. Choć tak naprawdę w tym samym zakresie może posłużyć jakikolwiek inny aparat, który zapisuje obraz na karcie pamięci, dzięki której można edytować te zdjęcia – przenieść na przykład z aparatu na komputer. A jeśli ktoś potrzebuje wysłać dokument mailem i do tego obsługuje pocztę elektroniczną w smartfonie, nie musi tych dokumentów przesyłać. Wystarczy, że zapisze dokument na telefonie i po prostu go wyśle.

Tak skanowane dokumenty mogą mieć gorszą jakość. Zresztą ta metoda skanowania nie jest profesjonalna. Dlatego jeśli ktoś zamierza skanować dokumenty w biurze, powinien jednak zaopatrzyć się w jak najnowocześniejszy skaner. Może być razem z drukarką i kopiarką w jednej obudowie.

Poza tym należy pamiętać, że nie każdy i nie każdy dokument może tak po prostu sfotografować swoim smartfonem. Niektóre dokumenty są chronione i wymagają zachowania dyskrecji. Dlatego tym bardziej konieczne jest zastosowanie profesjonalnego, osobnego skanera. Wówczas będzie pewność, że skanowane dokumenty pozostaną na sprzęcie firmowym.

Jaki skaner kupić?

By skanowanie przebiegało sprawnie i wygodnie, trzeba zaopatrzyć się w odpowiednie urządzenie. Czym kierować się wybierając skaner? Trzeba przede wszystkim ustalić, czy ma to być skaner płaski czy szczelinowy. Te pierwsze sprawdzają się przy przetwarzaniu niewielkich ilości materiałów. Drugie zaś umożliwiają szybkie i wygodne skanowanie dużej ilości dokumentów. Szczelinowy świetnie sprawdza się w biurze, ponieważ jest szybki i wygodny w obsłudze.

Skaner należy też wybrać pod kątem zastosowania. Na liście dostępnych urządzeń są: skanery mobilne, osobiste, dla grup roboczych, a także skanery produkcyjne. Szukając skanera, dobrze jest zwrócić uwagę na wydajność i funkcje. Należy dostosować go do ilości i typu wykonywanej pracy. Dobrze jest również sprawdzić, jakie oprogramowanie zostało zastosowane w wybranym skanerze. Najlepszy skaner do biura to niewątpliwie ten, który można szybko i łatwo zintegrować z istniejącym środowiskiem pracy. Najlepiej wybrać model, który jest sprawny i bezproblemowy w konfiguracji.

Wiele osób niemających jeszcze doświadczenia w pracy biurowej i obsłudze podstawowych narzędzi biurowych, nie wie, jak zeskanować dokument. Otóż jeśli w biurze jest profesjonalny skaner i jest on podłączony do komputera, skanowanie jest bardzo proste i przebiega sprawnie. Jak się skanuje dokumenty? Zgodnie z powyższym, wystarczy umieścić kartkę na szybie skanera, a następnie uruchomić skanowanie na urządzeniu lub w aplikacji w komputerze. Plik zapisze się samoistnie lub program poprosi o zapisanie. Taka elektroniczna wersja wielu dokumentów to same korzyści. Warto więc mieć skaner w swoim domu, a tym bardziej w firmie. Przyda się w wielu sytuacjach, a być może nawet potrzebny będzie codziennie. W każdym razie dobrze wybrany sprzęt będzie służył przez lata. Może być razem z kopiarką i drukarką. Ta ekonomiczna wersja skanera zagwarantuje wieloletnie i wygodne użytkowanie.